Dan završi, a ti nemaš osjećaj da si išta konkretno napravila. Bila si cijeli dan zauzeta, odgovarala, dogovarala, rješavala. Stalno si bila u pokretu, ali ono najbitnije i dalje stoji netaknuto.
I najgore od svega, nemaš jasan dokaz da si išta pomaknula. Ostaje ti samo osjećaj umora i tiha misao u pozadini da vjerojatno nešto ne radiš kako treba.
Ovaj osjećaj je puno češći nego što misliš, pogotovo među poduzetnicama koje rade same ili s malim timom. I gotovo uvijek dolazi s istim zaključkom: “Moram se bolje organizirati. Moram biti discipliniranija. Moram se posložiti.”
Ali ovo nije problem discipline.
Ovo je problem načina na koji tvoj mozak doživljava posao koji nema jasnu strukturu.
Mozak voli zatvorene cjeline. Voli kad zna gdje nešto počinje, gdje završava, gdje se nalazi i gdje se prati. Kad toga nema, nastaje osjećaj kaosa, čak i onda kad objektivno radiš jako puno.
Ako tvoj posao istovremeno živi u mailu, WhatsAppu, Instagramu, Driveu, bilježnici i u tvojoj glavi, tvoj mozak nema na čemu stvoriti osjećaj kontrole.
Zato nisi umorna od posla. Umorna si od traženja posla.
Zamisli jučerašnji dan.
Otvorila si laptop s idejom da napraviš jednu stvar koju već tri dana odgađaš.
Otvorila si mail “samo da provjeriš ima li što hitno”. Odgovorila si na dvije poruke. Jedna je stvorila novi zadatak koji si zapisala negdje sa strane.
Stigla je poruka na WhatsApp. Sjetila si se dokumenta koji moraš poslati. Krenula si ga tražiti po Driveu. Usput si vidjela još tri stvari koje si zaboravila.
Vratila si se na mail jer si se sjetila ponude koju moraš poslati. Tražila si stari predložak.
Prošlo je sat i pol, a nisi ni krenula raditi ono što si planirala.
Ne zato što nemaš fokus. Nego zato što tvoj posao nema jedno mjesto gdje se događa.
“Moram se prvo posložiti”
U tom trenutku većina poduzetnica krene u poznati krug. Kažu si da se prvo moraju “posložiti”, da moraju proučiti još koji alat, proći još koji tečaj, naučiti bolji način planiranja. I onda prođe mjesec, dva, ponekad i pola godine, a osjećaj ostaje isti.
Ne zato što su lijene, nego zato što “posložiti se” zvuči kao konkretan korak, a zapravo je vrlo nejasan cilj. Nitko nikada nije jasno objasnio što to točno znači u praksi.
I zato ostaneš u krugu učenja bez stvarne primjene. Gledaš kako drugi rade, kupuješ planere, instaliraš aplikacije, slušaš podcaste, ali tvoj konkretan problem i dalje stoji na istom mjestu. Jer problem nije u tome što ne znaš dovoljno. Problem je u tome što nemaš jednostavan okvir unutar kojeg bi to znanje mogla primijeniti.
Osjećaš da ti nešto fali, pa se educiraš. Ne primijeniš jer ne znaš odakle početi. Osjećaš da ti još nešto fali, pa se opet educiraš. I tako u krug.
A jedino što ti zapravo fali je da staneš, pogledaš svoj posao i napraviš tri konkretne promjene. Ne savršene. Ne zauvijek. Samo za sad.
Što “sustav” zapravo znači
Kad se spomene riječ “sustav”, mnoge poduzetnice pomisle na komplicirane alate, napredne aplikacije ili nešto što zahtijeva dodatno učenje. I onda sjedneš i misliš, što to konkretno znači za mene, koja imam 8 klijentica, radim sama, djecu pokupim u 4 i nemam ambiciju biti sljedeći veliki brand? Ja samo želim odraditi svoje i imati mirnu večer.
Sustav nije aplikacija. Sustav nije komplicirani Notion dashboard s dvadeset tablica. Sustav nije nešto što trebaš “naučiti koristiti”.
Sustav je dogovor koji imaš sama sa sobom o tome kako nešto radiš svaki put.
Kad nova klijentica kaže “da”, znaš li točno koji su tvoji sljedeći koraci? Kad završiš projekt, znaš li kako ga zatvaraš? Kad stigne upit u DM, znaš li gdje taj upit završava i što s njim radiš?
Ako je odgovor “ovisi” ili “uglavnom se sjetim”, sustav ne postoji. I zato svaki radni dan počinješ ispočetka, kao da sve radiš prvi put.
Tri odluke koje možeš primijeniti već danas
Ne treba ti novi alat. Trebaju ti tri odluke.
Ništa što je zadatak ne smije ostati u poruci.
Ne u mailu, ne u WhatsAppu, ne u DM-u. Svaki zadatak mora završiti na jednom mjestu, tvom “mjestu istine”. Može to biti Notion, ClickUp, Trello, Google Sheet ili papir. Nije bitno što je, bitno je da je jedno.
Evo kako to izgleda u praksi. Dobiješ mail od klijentice: “Možemo li pomaknuti termin na četvrtak?” Stari način je da odgovoriš na mail, ali nigdje ne zapišeš da trebaš ažurirati kalendar, javiti timu i provjeriti dostupnost. Tri zadatka su nastala, a nijedan ne postoji nigdje osim u tvojoj glavi. Novi način je da otvoriš svoje jedno mjesto i zapišeš tri konkretna zadatka, svaki s jasnim ishodom. Mail je obrađen, glava je slobodna.
Jedno jednostavno pravilo koje možeš početi koristiti danas: ako pročitaš poruku i pomisliš “ovo moram napraviti“, to više nije poruka. To je zadatak i mora otići na tvoj popis.
Dokumenti ne smiju živjeti po logici koju razumije samo tvoj mozak.
Ako moraš razmišljati gdje je nešto spremljeno, sustav ne radi. Dobar sustav znači da i netko drugi može naći ono što treba a da te pita. Ako si ti jedina osoba koja zna gdje se što nalazi, to nije organizacija, to je ovisnost biznisa o tebi. Čak i ako radiš sama.
U praksi to izgleda ovako. Imaš mapu na računalu koja se zove “Razno”. Unutra su ponude, ugovori, sadržaj za Instagram i nečiji brief od prošlog mjeseca. Sve je tamo jer u tom trenutku nisi znala kamo s tim. Umjesto toga, napravi tri do pet jasnih mapa po kategoriji, ne po osjećaju, na primjer “Klijenti”, “Financije”, “Marketing”, “Interni dokumenti”, a unutar svake podmape po godini ili projektu. Ništa pametno, ništa komplicirano. Ali pravilo je: ništa ne ide u “Razno”.
I jedan dobar test: zamisli da sutra moraš nekome predati svoj posao na tjedan dana. Bi li ta osoba mogla naći sve što joj treba? Ako ne, sustav radi samo za tvoju glavu, ne za tvoj biznis.
Ako nešto moraš držati u glavi, sustav ne postoji.
Tvoja glava nije skladište. Sve što je u glavi, a nije nigdje zapisano, troši mentalnu energiju, čak i kad toga nisi svjesna.
Sjediš navečer na kauču i odjednom se sjetiš da nisi poslala ponudu. Ili da je sutra rok za nešto. Ili da moraš javiti suradnici da promijeni datum na webu. To nije loša organizacija, to je tvoj mozak koji radi prekovremeno jer mu nisi dala dopuštenje da zaboravi.
Jedan jednostavan korak koji možeš uvesti već večeras: prije nego zatvoriš laptop, zapiši tri stvari na jedno jedino mjesto. Što sam danas završila? Što je ostalo? Što je prva stvar za sutra? Ovo traje dvije minute, ali radi nešto jako važno, daje tvom mozgu signal da je dan gotov, da može prestati razmišljati, jer je sve zapisano i ništa neće propasti.
Stvari koje već imaš, a ne koristiš do kraja
Jedna stvar koju primjećujem kod poduzetnica koje rade same je da uopće ne znaju koliko toga već imaju na raspolaganju, a ne koriste.
Većina koristi Gmail ili Outlook i Google Drive. I gotovo sve rade iste stvari ručno, svaki dan. Pišu iste mailove iznova, traže stare poruke, traže zadnje verzije dokumenata, dogovaraju termine porukama naprijed-nazad, dopisuju se s klijenticama da bi dobile osnovne informacije.
A već sada možeš imati gotove predloške mailova za najčešće upite, napraviti da se određeni mailovi automatski sortiraju, imati jedan predložak ponude iz kojeg radiš kopiju, koristiti Google Form kroz koji ti klijentica sama pošalje podatke prije početka suradnje, ili koristiti Google Calendar tako da si klijentice same rezerviraju termine.
Ništa od ovoga ne zahtijeva nove alate. Sve to već imaš. Samo ga vjerojatno koristiš na osnovnoj razini.
I razlika između toga da to nemaš i da to postaviš je ogromna, ne zato što štedi sate, nego zato što ti skida mentalni teret sitnih stvari koje te prekidaju cijeli dan.
Što se dogodi kad ovo postaviš
Ne radiš manje. Ali prvi put imaš osjećaj da posao ima oblik. Znaš što si napravila, znaš što čeka sutra, i nestane onaj tihi osjećaj da stalno nešto radiš, a ništa se ne miče.
Ono što je važno razumjeti je da ovaj osjećaj ne nestaje sam od sebe. Ne nestaje s boljim planiranjem, niti s više discipline. Nestaje onda kad posao prvi put dobije okvir koji je dovoljno jednostavan da ga možeš pratiti bez dodatnog napora.
Kad posao dobije strukturu, više ne moraš trošiti energiju na to da se sjećaš gdje je što, što si napravila i što tek trebaš napraviti. Ta energija se vraća tamo gdje je zapravo potrebna, u tvoj rad, tvoje klijente i tvoje odluke.
I tada se, po prvi put nakon dugo vremena, na kraju dana pojavi osjećaj mira. Ne zato što je sve gotovo, nego zato što znaš da je sve na svom mjestu.
Ako si se prepoznala u ovome i već neko vrijeme pokušavaš sama “posložiti se”, a stalno se vraćaš na isto, to nije zato što nisi sposobna. Nego zato što je jako teško vidjeti kaos dok si usred njega.
Ako ti ovo zvuči poznato, slobodno mi se javi u DM na LinkedIn-u. Rado ću s tobom pogledati gdje ti posao zapinje i što se može odmah pojednostaviti s alatima koje već koristiš.
