Jesu li kultura i pismenost mrtvo slovo na papiru?

I nakon više od 20 godina iskustva u radu s klijentima još uvijek se ne mogu prestati čuditi ljudskoj nepismenosti, nekulturi i da ne kažem gluposti. Sada, kada nam je sve na dohvat ruke i u svakom trenutku imamo sve potrebne informacije na dlanu, postajemo sve nepismeniji i nekulturniji.

Nažalost, s godinama je situacija sve gora. Još mogu razumjeti gramatičke pogreške, no manjak osnovnog bontona, ne.

Da se razumijemo, drago mi je da je poslovna komunikacija napredovala i da se polako gubi ona stroga forma poslovnih pisama, ali to što je više friendly s klijentima, ne znači da trebamo izostaviti osnovne stavke (pozdrav, potpis). No, to je danas postalo uobičajeno.

Na upite, trebam to i to, bez pozdrava i potpisa ne bih najradije niti odgovarala. A poseban slučaj su upiti za koje ne znam što u stvari trebaju i koje je pitanje. Nažalost, sve češće sam prinuđena odgovoriti sa “molim pojašnjenje upita“.

Prijatelja kada sretneš ili mu pišeš, pozdraviš. Ne vidim onda zašto ne padne na pamet pošiljatelju da bi bilo zgodno pozdraviti. Ne, ne treba to biti s „Poštovani“, no ako je neki službeni upit nekoj instituciji ne bi bilo na odmet.

Kada je prestalo biti normalno provjeriti što smo napisali i razumijemo li  napisano? Da se to učini, vjerujem da bi se pola napisanih upita/odgovora brisalo i pisalo ponovno.

Možemo komunicirati na prijateljskoj razini ali osnova poštovanja s obje strane je iznimno poželjna.

Sigurna sam da bi malo tko prihvatio ponudu „to je  100 eura, oš, neš, Bangladeš“. Isto tako i neko tko svoj posao radi ozbiljno ne bi na upit „daj mi pošalji cjenik“ bez osnova bontona smatrao taj upit ozbiljnim ili vrijednim komunikacije i gubitka svog vremena. Možda je zaista taj upit pun pogodak i pošiljatelj ima ozbiljne namjere poslovanja, no na prvu ostavlja loš dojam.

Ajde, još ću progledati kroz prste kupcu/klijentu, no nekome tko prodaje, ne. Što mi govori odgovor koji dobijem na neki svoj upit, a isti je poslan bez pozdrava, obrazloženja, štur bez imalo namjere da me zainteresira, hladan i skoro pa neljubazan. S takvima ne želim niti poslovati niti komunicirati.

S druge strane, niti upiti/odgovori, koji su tako napisani da od šume ne vidim drvo i s gomilom  floskula ne shvaćam ozbiljno.

Iako ću prije dati prednost „neformalnoj“ komunikaciji, naspram strogoj formi, neke osnove se ipak moraju poštovati.

Često čujem „neš ti napisat mail“, e pa nije baš tako. Možda ako šaljem prijateljici  neku informaciju pa ću joj napisati ono što mi padne na pamet u tom trenutku bez kraja i početka, al takvi mailovi u poslu ne prolaze. Možda, nakon nekog vremena, kada već imamo dužu suradnju i možemo tako „prijateljski“ komunicirati. No, ni tada nije prihvatljivo poslati mail bez pozdrava.

Ne dozvolite da komunikacija s klijentima se svede na app.. Educirajte se ako ne znate. Nije sramota tražiti pomoć, sramota je u današnje vrijeme tako komunicirati. Možda vam je to tek sporedna obaveza koja vam još i dodatno oduzima vrijeme pa odradite samo da odradite. No, moram vas razočarati, nije to baš tako. To je prvi kontakt s potencijalnim klijentom i taj prvi dojam je iznimno važan. Ako je to nešto što vam ne ide ili vam se jednostavno ne radi, delegirajte. Sigurna sam da ćete tako samo sebi napraviti dobro.

No, dok ne odlučite delegirati ili ne, evo par malih savjeta kako bolje pisati!

• Ne pišite stručne riječ ili ako već pišete, obrazložite ih
• Neka to što pišete ima jasnu strukturu (uvod, sredinu, kraj), odvojite da bude pregledno
• Molim vas potpišite se i pozdravite (lp -pa zar pozdrav može biti ružan?)
• Pišite kratke i jasne rečenice
• Izbacite suvišne fraze (trebate osobno doći, pa može li netko doći ne osobno)
• Ako ima više pitanja, provjerite jeste li na sve odgovorili
• Pročitajte što ste napisali i stavite se u cipele klijenta
• Budite ljubazni i dobronamjerni (ako netko napiše da je slomio nogu, poželite mu brz oporavak)
• Odgovorite u razumnom roku (ne duže od 48 sati, 24 idealno)
• Ako niste sigurni je li nešto gramatički točno, provjerite

Ok je pratiti trendove, no ne dozvolite sebi da prihvatite ovaj trend površnosti. Osnove bontona su uvijek u modi.