Kada ste pokretali vlastiti posao, sigurno niste sanjali o tome da radite više nego ikad, da gorite svaki dan pod pritiskom obveza i da vam vlastita tvrtka postane zatvor iz kojeg ne možete izaći.
Sanjali ste o slobodi. O izboru. O tome da vi vodite posao, a ne da posao vodi vas.
A onda, negdje putem, stvari su se zakomplicirale.
Zaposlili ste prve ljude, preuzeli još više obveza, odlučili da je brže ako to sve napravite sami nego objašnjavate drugima. I sada, nosite sve u glavi. Sve ideje, sve odluke, sve zadatke, sve klijente, sve uplate i sve planove.
Postali ste središte svog biznisa.
I upravo zato ste postali i njegova najveća prepreka.
Nećete izgubiti tvrtku ako dokumentirate svoje poslovanje. Ali ćete izgubiti slobodu, zdravlje, vrijeme, i na kraju, tvrtku, ako to ne učinite.
Strah koji čini poduzetnike zarobljenima: “Ako sve zapišem postat ću nepotreban/a”
Ovaj strah nije rijedak.
Mnogi poduzetnici, čak i oni iskusni, boje se ideje da sve stave “na papir”.
Misle:
- Ako sve dokumentiram, netko drugi će to moći raditi bez mene.
- Netko mi može ukrasti ideju.
- Izgubit ću vrijednost i postati zamjenjiv/a.
- Možda će me moj tim manje cijeniti.
- Možda ja zapravo ne znam što radim.
I upravo zbog tog straha, drže sve u glavi, prebacuju se iz zadatka u zadatak, gase požare i postaju najskuplji zaposlenik vlastite tvrtke.
Ali, prava istina je drugačija.
Vaša vrijednost kao vlasnika nije u tome da radite sve sami. Vaša vrijednost je u tome da gradite tvrtku koja može rasti bez vas.
Što se događa ako NE dokumentirate poslovanje?
Ako nastavljate sve nositi sami, evo što vas čeka:
- Burnout: svakodnevni osjećaj umora, bez motivacije, bez jasne vizije.
- Ovisnost tima o vama: nitko ne zna što točno treba raditi bez vašeg odobrenja.
- Kaos u zadatcima: jer svatko misli da “valjda ovako treba”.
- Izgubljeni klijenti: jer rokovi kasne, odgovori kasne, greške se ponavljaju.
- Nemogućnost skaliranja: jer sve nove aktivnosti zna samo jedna osoba (vi).
- Nemogućnost godišnjeg odmora: jer se sve raspada čim ste offline.
I na kraju, kad vam dosadi ili kad više fizički ne možete: tvrtke ne vrijedi ništa bez vas.
Jer ste vi sustav, a kad vas nema, nema ni sustava.
Što se događa kad dokumentirate poslovanje?
Kad počnete dokumentirati, događaju se stvari koje mijenjaju cijelu igru:
- Tim zna što treba raditi i kada.
- Pogreške se smanjuju jer postoji jasan standard.
- Vi možete delegirati bez strah da će stvari “pasti”.
- Novi zaposlenici puno brže postaju samostalni.
- Vi se možete povući iz svakodnevnih operacija i voditi tvrtku strateški.
- Možete pripremiti tvrtku za prodaju, partnerstvo ili skaliranje.
Drugim riječima: tvrtka postaje organizam koji može živjeti i rasti bez vas.
Nije li to ono što ste od početka željeli?
Poslovanje koje vam daje slobodu, a ne ograničava vaš život?
Što znači dokumentirati poslovanje?
Poduzetnici često misle da dokumentiranje znači napisati par uputa i gotova priča.
Ne.
Dokumentiranje poslovanja znači:
- definirati sustave u poslovanju
- definirati procese (koje aktivnosti radimo i kojim redom)
- napisati procedure (kako se točno izvode koraci)
- postaviti protokole (što točno napraviti u određenoj situaciji)
- odabrati softverske alate koji podržavaju te procese
- osigurati reviziju i ažuriranje dokumenata.
Konkretno:
- Kako vodimo onboarding klijenta.
- Kako obrađujemo narudžbe.
- Kako šaljemo fakture.
- Kako rješavamo reklamacije.
- Kako komuniciramo unutar tima.
- Kako mjerimo uspjeh svakog odjela.
Sve to mora postojati pisano i živo, ne samo u vašoj glavi.
Nije poanta u zamjeni, poanta je u osiguravanju kontinuiteta
Jedna od najvećih zabluda kod poduzetnika je ideja da dokumentiranje znači da postajete nepotrebni.
Realnost je suprotna.
Što više standardizirate radne procese, to sve više potrebni na pravim mjestima.
Ne u operativnim zadatcima.
Ne u svakoj email komunikaciji.
Ne u izdavanju svakog računa.
Potrebni ste u vođenju vizije, strateškom razvoju, rastu. Potrebni ste u donošenju vrijednosti kroz rješavanje problema. Ono zbog čega ste i pokrenuli tvrtku.
Tvrtka koja može preživjeti bez vas je tvrtka koja može rasti, napredovati, i jednog dana se možda i prodati za ozbiljan novac.
Kako početi dokumentirati poslovanje (i ne izgubiti glavu)?
Ako vam ovo sve zvuči veliko i strašno, ne brinite.
Poanta nije da odjednom sve stavite na papir. Poanta je krenuti, polako i pametno.
Evo kako:
- Počnite s onim što vas najviše frustrira. Koji zadatci vam oduzimaju najviše vremena jer ih stalno objašnjavate?
- Napišite osnovne korake. Ne mora biti savršeno, samo pišite što treba napraviti.
- Uključite tim. Pitajte ih gdje osjećaju nesigurnost ili gdje nemaju jasne upute.
- Odredite gdje ćete čuvati dokumente. Google Drive, Dropbox, SharePoint, Notion, ClickUp, Airtable, nije bitno gdje, bitno je da je lako dostupno i na jednom mjestu.
- Postavite sistem za reviziju. Jednom u tri mjeseca pregledajte procedure i osvježite ih ako treba.
Što dobivate dokumentiranjem poslovanja?
- Slobodu.
- Rast.
- Organiziran tim.
- Manje stresa.
- Više fokusa na ono što stvarno donosi prihod.
- Mogućnost prodaje ili franšiziranja jedno dana.
I najvažnije: tvrtka prestaje biti vaš identitet i postaje vaš alat za stvaranje života kakvog želite.
Zaključak
Nećete izgubiti svoju tvrtku ako dokumentirate svoje poslovanje.
Izgubit ćete nešto puno važnije ako to ne napravite:
- Svoje zdravlje.
- Svoje slobodno vrijeme.
- Svoju slobodu.
- Svoju priliku da živite onako kako ste zamislili kad ste krenuli.
Dokumentiranje poslovanja je čin izgradnje tvrtke koja vam daje slobodu, a ne drži vas u uvjetima koji vaš vežu za rad 0-24.
Tvrtka koja ne ovisi o jednoj osobi je tvrtka koja ima budućnost.
Počnite graditi svoju slobodu i neka vam poduzetništvo bude ono što ste očekivali.
Ako se osjećate da ste zapeli u vlastitom poslu i želite naučiti kako postaviti poslovanje koje daje slobodu, a ne uzima je, volim dijeliti ovakve uvide putem svog LinkedIn profila. Povežimo se!
