Odabir alata za upravljanje projektima/project management

1.2K

Poduzetnici često rade na više projekata. Trebaju usklađivati ljude, zadatke i ciljeve kako bi osigurali da svaki projekt bude uspješan. Međutim upravljanje projektima nije jednostavan zadatak. Ukoliko se pažljivo ne prati, lako može postati kaotično i neorganizirano. Ako ne koristite alat za upravljanje projektima, velika je mogućnost da ćete raditi i više nego što je potrebno jer ćete gubiti puno vremena na neke male stvari. Bez alata teško ćete pratiti tko radi na kojem zadatku. Suradnja između timova postaje neučinkovita i prebacuje se na hrpu mailova i chat aplikacije koje nisu strukturirane i teško ih je pratiti. Rezultat svega toga je kaos, propušteni rokovi i nezadovoljni klijenti. Zato je važno koristiti učinkovit sustav upravljanja projektima koji će nam pomoći da ostanete organizirani prilikom planiranja i izvršavanja projekata.

U ovom članku donosim vam popis pet popularnih alata za upravljanje projektima, no idemo prvo definirati što je alat za upravljanje projektima i kako odabrati pravi za svoje potrebe.

Što je alat za upravljanje projektima?

Alat za upravljanje projektima koristi se za planiranje, organiziranje i dodjelu resursa za upravljanje projektima. Pomaže timovima da surađuju i prate napredak projekta uz jasno definiranje zadataka i odgovornosti. Omogućuje voditeljima projekta kontrolu troškova i vremena te omogućuje učinkovitu suradnju između sudionika u projektu.

Postoji širok izbor alata za upravljanje projektima koji služe za različite svrhe. Najjednostavniji mogući alat koji vam pomaže da zapamtite zadatke mogu biti ljepljive bilješke (tzv. Sticky notes). Nešto malo kompleksniji alat su tablice koje omogućuju da digitalno pratite i čuvate popis obaveza. Pritom možete koristiti i online tablice (npr. Google sheets) koje omogućuju suradnju više ljudi. Slijedeća kategorija su alati za upravljanje projektima koji omogućuje praćenje aktivnosti i kolaboraciju između više sudionika. Ovom kategorijom ćemo se detaljnije pozabaviti. I najkompleksnija kategorija su alati za upravljanje projektima i portfeljem. To su alati koji pomažu u upravljanju projektima sa visoke (strateške) perspektive.

Kako odabrati pravi alat za upravljanje projektima?

Svaki poduzetnik ima drugačije potrebe. Odabir pravog alata utječe na to kako upravljate svojim projektima i kako vaš tim međusobno komunicira. Odabir pravog alata omogućit će vam da isporučujete svoje projekte na vrijeme i da sav vaš posao bude organiziran. Zato je važno pronaći alat koji će odgovarati vašim specifičnim projektima.

Što treba uzeti u obzir?

1. Koji su vaši zahtjevi i potrebe

Na tržištu postoje alati za svaki stupanj potrebe, od jednostavnih popisa obaveza pa do praćenja složenih dijagrama izvršenja zadataka. Prvo što trebate učiniti je procijeniti kakvi su vaši zahtjevi – veličina vaših projekata, broj uključenih ljudi, koju metodologiju upravljanja projektima koristite i drugo.

Ako je u vašem poslovanju potrebno voditi projekte koji zahtijevaju detaljne raščlambe posla (engl. WBS- work breakdown structure), budžetiranje itd., tada bi kompleksniji alat kao što je Microsoft Projects mogao biti pravi izbor za vas. Međutim ako tražite Kanban ploču koja će vam pomoći dodjeljivati zadatke, upravljati rokovima i držati vas organiziranima tada pogledajte ovih 5 alata.

2. Metodologija

Ukoliko koristite neku standardnu project management metodologiju poput modela vodopada, tada će vam biti veliki naglasak na vođenju dokumentacije, razne evidencije i dobro definiran tijek rada. Imat ćete fokus na određivanje prioriteta i postavljanje međuovisnosti i za te funkcionalnost ćete trebati pronaći alat koji to podržava.

S druge strane ako koristite agilni ili lean model, trebat ćete vam puno fleksibilnosti. Alat treba biti fleksibilan i omogućavati prilagodbu ovoj vrsti iterativnog rada.

3. Budžet koji vam je na raspolaganju

Sljedeća stvar koju trebate uzeti u obzir je iznos novca koji ste spremni potrošiti na alat za upravljanje projektima. Postoje alati otvorenog koda (tzv. Open source) kao i oni koji koštaju tisuće eura s različitim razinama funkcionalnosti.

Jednostavan, besplatan alat za upravljanje projektima pomoći će vam da napravite popise za provjeru i prekrižite dovršene zadatke. No, ako tražite napredne značajke, vrlo vjerojatno ćete se trebati odlučiti za plaćene varijante.

4. Jednostavnost korištenja

Alat za upravljanje projektima bit će koristan vama i vašem timu samo ako se koristi svakodnevno. Neki alati mogu biti vrlo kompleksni i trebat će osigurati obuku za timove. Međutim ne trebaju sve tvrtke tako složene alate. Mnogima će biti dovoljno pronaći alat sa jednostavnim sučeljem u kombinaciji sa osnovnim značajkama koje će zadovoljiti potrebe tvrtke.

Upoznajte ovih 5 alata za upravljanje projektima

1. CLICKUP

Sažetak

ClickUp je jednostavan alat za upravljanje projektima i kolaboraciju za sve vrste korisnika. Nalazi se u oblaku (engl. Cloud). ClickUp nudi sve značajke potrebne za pojednostavljenje i usmjeravanje poslovnih procesa, uključujući prodaju, marketing, dizajn i razvoj. ClickUp ima ploču sa agilnim prikazom što omogućuje praćenje svakog zadatka u timu na jednoj ploči i dodjeljivanje zadataka različitim članovima tima. Napredak zadataka može se vidjeti u obliku postotaka i može se označiti kao “riješeno” ili “u tijeku” ili korisnici mogu alternativno prilagoditi statuse napredovanja zadataka. Zahvaljujući gantogramu moguć je pregled zadataka na vremenskoj traci po popisu ili osobi i automatsko dodavanje ažuriranja u stvarnom vremenu. ClickUp organizira upravljanje zadacima na hijerarhijski način i omogućuje sortiranje zadataka prema njihovom prioritetu. Na taj način postiže se bolja produktivnost i omogućeno je strukturiranje projekata dodjeljivanjem zadataka grupama i raspoređivanjem tih grupa u različite kategorije. Softver se može integrirati u Slack i slične aplikacije putem Zapiera.

Ključne prednosti korištenja ClickUpa

• ClickUp korisnicima nudi osam različitih opcija prikaza koji mogu pomoći pri upravljanju projektima i organiziranju zadataka.
• ClickUp korisnici mogu kreirati prilagođene statuse za svaki projekt.
• Menadžeri mogu dodjeljivati ​​zadatke nekoliko ljudi odjednom unutar ClickUp-a, kao i upravljati višestrukim zadacima.
• ClickUpov prikaz ploče pruža agilni prikaz dizajniran za SCRUM metodologiju s jednostavnim i informativnim pregledom.
• Platforma omogućuje korisnicima uvoz podataka iz aplikacija za upravljanje projektima trećih strana koristeći ClickUpovo vlastito automatizirano rješenje za uvoz.

Tehnički detalji

Podrška	FAQ/Forum, E-pošta/Služba podrške (Help desk), Baza znanja, Chat, Telefonska podrška
Za tipove korisnika	Freelanceri, Mali biznisi, srednji biznisi, velike korporacije
Lokacija firme	San Diego, California
Podržane platforme	SaaS/Web/Cloud, mobilne (Android, iOS), desktop (Windows, Mac)
Opcije treninga	Uživo, online, Video zapisi, Dokumentacija, Webinari

Model određivanja cijena

Besplatna proba, Freemium, Pretplata, Na temelju ponude

2. MONDAY.COM

Sažetak

Monday.com je fleksibilna platforma koja omogućuje centralizaciju podataka koristeći izvorne integracije, aplikacije trećih strana i korisne widgete. Uz pregled svih procesa koji su u tijeku, može se brzo procijeniti status bitnih zadataka i pratiti učinkovitost po određenim članovima tima. Na monday.com, menadžeri imaju fleksibilnost izgraditi prilagođene alate za svoj tim koristeći intuitivnu tehnologiju „povuci i ispusti“ (engl. drag and drop). Moguće je odabrati jedan od preko 200 predložaka i prilagoditi ga pomoću 20 stupaca koji se mogu uređivati ​​kako bi podržali bilo koji od  radnih procesa.

Ključne prednosti korištenja monday.com

• Upravljanje bilo kojim aspektom poslovanja: projekti, klijenti, zadaci, procesi i više. Definiranje tko je za što odgovoran u pojedinom projektu.
• Sagledavanje šire slike s intuitivnim i vizualnim sučeljem.
• Vizualno upravljanje vremenom uz pomoć značajke vremenske trake.
• Komuniciranje u kontekstu; dodavanjem komentara, @spominjanjem kolega i učitavanje dokumenata čime se smanjuje potreba za dodatnim e-poštom i sastancima.
• Mogućnost integracije sa drugim aplikacijama.
• Pristupanje od bilo gdje; monday.com je dostupan na računalu ili mobilnom telefonu.

Tehnički detalji

Podrška	FAQ/Forum, E-pošta/Služba podrške (Help desk), Baza znanja, Chat, Telefonska podrška
Za tipove korisnika	Freelanceri, Mali biznisi, srednji biznisi, velike korporacije
Lokacija firme	New York, New York
Podržane platforme	SaaS/Web/Cloud, mobilne (Android, iOS), desktop (Windows, Mac)
Opcije treninga	Uživo, online, Video zapisi, Dokumentacija, Webinari

Model određivanja cijena

Besplatna proba, Freemium, pretplata, na temelju ponude

3. ASANA

Sažetak

Asana je online alat za timsku suradnju i upravljanje tijekovima rada. Pruža mogućnost organizacije posla s ciljem izvršenja zadataka i izbjegavanja prepreka kod ispunjavanja rokova. Asanine ploče omogućuju vizualizaciju rada i slaganje svih relevantnih e-poruke i datoteka na jedno mjesto. Asanin portfelj se koristi za praćenje statusa svih projekata i praćenje strateških inicijativa. Prilagođena polja omogućuju praćenje informacija važnih za određeni tim i dijeljenje informacija s pravim ljudima. Često korišteni projekti mogu se pretvoriti u predloške kako bi se radni tijek tima odvijao glatko i brže. Asanino web sučelje je učinkovito te se može integrirati u druge alate za suradnju poput Slacka. Asana ima certifikat SOC 2 tipa 1 i nudi sigurne veze sa svojom web stranicom pomoću protokola TLS 1.1.

Ključne prednosti korištenja Asane

• Intuitivno organiziranje i povezivanje posla.
• Dijeljenje istih zadataka na više projekata kako bi se izbjeglo dupliciranje napora, povećala učinkovitost tima i ojačala međufunkcionalna suradnja.
• Pojednostavljenje procesa u timovima i automatizacija.
• Izvještaj o napretku projekta u stvarnom vremenu.
• Dijeljenje portfelja projekata sa sudionicima kako bi u stvarnom vremenu vidjeli status, prioritet i napredak projekata.
• Korištenje Moji zadaci za planiranje svog dana s prioritetnim popisom obaveza.
• Upotreba prikaza vremenske trake da bi vidjeli kako se svaki dio projekta uklapa u postizanje rokova.
• Izravno komentiranje zadatka i razjašnjavanje što točno treba učiniti.
• Mogućnost ograničavanja pristupa bilo kojem projektu-  stvaranje skrivenih timova za osjetljive poslove ili javno dostupno za cijelu organizaciju.
• Određivanje administratora organizacije koji mogu dodavati, uklanjati i upravljati članovima i njihovim postavkama te nametnuti složenost lozinki.
• Integriranje s drugim alatima kao što su G Suite, Slack, Microsoft, Chrome, Github i drugi.

Tehnički detalji

Podrška	FAQ/Forum, E-pošta/Služba podrške (Help desk), Baza znanja, Chat
Za tipove korisnika	Mali biznisi, srednji biznisi, velike korporacije
Lokacija firme	San Francisco, California
Podržane platforme	SaaS/Web/Cloud, mobilne (Android, iOS), desktop (Windows, Mac)
Opcije treninga	Uživo, online, Video zapisi, Dokumentacija, Webinari

Modeli cijena

Besplatna proba, Freemium, Pretplata, Na temelju ponude

4. TRELLO

Sažetak

Trello je vizualni alat za suradnju s ciljem stvaranja zajedničke perspektive nekog tima na bilo kojem projektu, na zabavan, fleksibilan i cjenovno prihvatljiv način. Od prodaje i marketinga do ljudskih resursa i operativnih odjela, timovi mogu dizajnirati i prilagoditi Trello kako bi odgovarao njihovim jedinstvenim potrebama i stilovima rada. I s preko 100+ integracija s drugim ključnim alatima kao što su Google Drive, Slack, Jira i više, Trello je odlično mjesto za međutimsku suradnju bez obzira na to gdje se posao odvija.

Njegovo korištenje je intuitivno i jednostavno. Trellove temeljne značajke su slične kao organiziranje ljepljivih bilješki na zidu. Ne postoji kompliciran proces uključivanja novih članova tima. U Trellu su pazili i da alat bude zabavan te su korisnicima omogućili da odabiru pozadine radne plohe, emoji reakcije i naljepnice.

Ključne prednosti korištenja Trella

• Trello izrađuje sigurnosnu kopiju vaših podataka tako da ih je moguće povratiti, sprječavajući trajni gubitak podataka nakon slučajnog brisanja ploče, kartice ili popisa.
• Vaši se podaci šalju preko SSl/HTTPS veze tako da su uvijek privatni i sigurni kao bankovni podaci.
• Trello se automatski prilagođava veličini zaslona na kojem radite.
• Pretraživanje pomoću filtara i naprednog pretraživanja za jednostavno pronalaženje ploča, kartica i članova.
• Trello ima iPhone i Android aplikaciju za korištenje u pokretu.
• Postoji otvoreni API za izradu vlastitih dodataka i proširenja za Trello
• Koristite Trello naljepnice da se izrazite i ažurirate statuse na pločama i karticama. Naljepnice uključuju haskija Tacoa, računalo Petea i mnoge druge. Također možete učitati svoje.
• Trello ima preko 800 emojija za upotrebu u komentarima, stavkama popisa za provjeru, opisima i drugdje. Također možete prenijeti svoje vlastite emoji s Trello Gold.

Tehnički detalji

Podrška	FAQ/Forum, E-pošta/Služba podrške (Help desk), Baza znanja, Chat
Za tipove korisnika	Freelanceri, Mali biznisi, srednji biznisi, velike korporacije
Lokacija firme	New York, New York
Podržane platforme	SaaS/Web/Cloud, mobilne (Android, iOS)
Opcije treninga	Uživo, online, Video zapisi, Dokumentacija, Webinari

Model određivanja cijena

Besplatna probna verzija, Freemium, Pretplata

5. BASECAMP

Sažetak

Basecamp pomaže malim poduzećima, poduzetnicima, freelancerima, malim grupama i odjelima u upravljanju njihovim osobnim, internim i klijentskim projektima i zadacima. Pregled svih tekstualnih dokumenata, datoteka, rasprava, zadataka i događaja može se jednostavno pronaći na nadzornoj ploči. Omogućuje prilagodljivu opciju suradnje u kojoj se mogu odabrati suradnici i klijenti. Basecamp korisnicima omogućuje učinkovitu komunikaciju sa suradnicima, omogućujući im slanje poruka, dijeljenje datoteka i e-pošte, organiziranje rasprava, organiziranje sastanaka i događaja, te dodjeljivanje zadataka. Također postoji opcija za prilagođeno dijeljenje pomoću koje administratori mogu ograničiti poglede i dopuštenja svim korisnicima.

Ključne prednosti korištenja Basecamp-a

• Basecamp je preveden na španjolski, francuski, talijanski, njemački, finski, portugalski, danski, nizozemski, poljski, švedski, grčki, ruski, mađarski i japanski
• Basecamp korisnicima omogućuje arhiviranje starih projekata, kao i izvoz projekata, odnosno elemenata projekata.
• Basecamp ima mobilnu aplikaciju pa je dostupan korisnicima u pokretu.
• Basecamp se integrira s desecima aplikacija trećih strana, uključujući Chrometu. Cyfe, Ducksboard, Geckoboard, Usersnap, SnapEngage, Bidsketch, Quoteroller, PandaDoc, PageProofer, Zapier, CloudWork, Citrix ShareFile i mnogi drugi.
• Basecamp omogućuje komunikaciju i koordinaciju aktivnosti s kolegama i klijentima. Postavljanje događaja korištenjem zajedničkog projektnog kalendara, započinjanje rasprave s jednom ili više osoba, dijeljenje datoteke i drugih medija te dijeljenje e-pošte.
• Basecamp se može koristiti za upravljanje projektima klijenata, kao i za timske projekte. Podijelite projekte s klijentima i zadržite interne projekte među vama i vašim kolegama.

Tehnički detalji

Podrška	FAQ/Forum, E-pošta/Služba podrške (Help desk), Baza znanja, Chat, 24/7
Za tipove korisnika	Freelanceri, Mali biznisi, srednji biznisi, velike korporacije
Lokacija firme	Chicago Illinois
Podržane platforme	SaaS/Web/Cloud, mobilne (Android, iOS)
Opcije treninga	Uživo, online, Video zapisi, Dokumentacija, Webinari

Model određivanja cijena

Besplatna probna verzija, Freemium, Pretplata

Zaključak

Ovdje sam vam dala pregled popularnijih alata koje možete besplatno isprobati, te procijeniti da li neki od njih zadovoljava vaše potrebe. Ovisno o vašim specifičnim potrebama i osobnim preferencijama donijet ćete odluku o tome koji alat je najbolji za vas.

Moj osobni favorit je Trello. Koristim ga u poslovne i privatne svrhe. Posebno mi se sviđa što i u besplatnoj varijanti se mogu koristiti različiti predlošci ovisno o specifičnim potrebama praćenja zadataka. U radu sa svojim klijentima koristim Trellove dijeljene radne površine na kojima zajednički pratimo zadatke od ideje do realizacije.