U svijetu poduzetništva, gdje se brzina i efikasnost često nameću kao prioriteti, lako je pomisliti da je rješenje svih problema, uvođenje novog softvera.
CRM, ERP, sustavi za upravljanje zadatcima, alati za praćenje vremena, aplikacije za komunikaciju, i ostali softveri obećavaju bolje organizirano poslovanje, lakšu koordinaciju tima i brže rezultate.
Unatoč tome, stvarnost koju često vidim u praksi je puno drugačija. Nakon početnog entuzijazma, mnogi timovi se vrate starim navikama, a alat koji je trebao olakšati posao postane još jedan izvor frustracije.
Zašto?
Jer softver nije sustav. Softver je alat.
Alat bez jasne strukture, pravila i svrhe ne može samostalno donijeti rezultate.
Razumijevanje što čini pravi poslovni sustav
Pravi sustav nije samo implementacija određenog softvera. Sustav je pažljivo izgrađena kombinacija:
- procesa (što se radi),
- procedura (kako se radi),
- protokola (kako se egzaktno radi određena stvar),
- ljudi (koji sudjeluju u sustavu),
- alata (koji podržavaju procese).
Bez ovih elemenata, čak i najbolji softver može ostati neiskorišten.
Zapravo, u Propriumu često vidimo da klijenti dolaze s postojećim softverom, ali s kaosom u načinu rada.
U takvim slučajevima, prvi korak nije zamjena alata, nego uspostavljanje temelja, sustava koji može živjeti i rasti kroz ljude, procese i tehnologiju.
Što su procesi, i zašto su temelj svakog sustava?
Proces je niz koraka koji vodi od početne točke do rezultata.
Primjerice proces može biti:
- Kako dolazi upit od klijenta,
- Kako se vodi potencijali kupac kroz prodajni lijevak,
- Kako se predaje projektni zadatak timu,
- Kako se isporučuje gotov proizvod ili usluga.
Procesi stvaraju predvidljivost. Kad su jasno definirani, novi član tima može razumjeti što treba učiniti bez potrebe za konstantnim pitanjima.
Rad sa softverom dolazi tek nakon što postavimo barem osnovne verzije ključnih poslovnih procesa.
Bez procesa, poslovanje ovisi o pojedincima, njihovom sjećanju, raspoloženju i trenutačnom fokusu.
S procesima, poslovanje ovisi o sustavu, što je održivije i skalabilnije.
Što su procedure, i zašto su važne za standardizaciju?
Ako su procesi što radimo, procedure su kako to radimo.
Primjer:
- Proces je prihvatiti narudžbu klijenta.
- Procedura je popuniti obrazac X, poslati potvrdu putem email predloška Y, otvoriti projekt u alatu Z prema predlošku W.
Procedura omogućava standardizaciju. Ako svi slijede istu proceduru, svaki klijent dobiva istu kvalitetu usluge, bez obzira na to tko ga je obradio.
Kod uvođenja softverskih rješenja, često vidimo grešku: ljudi odaberu alat, ali ne definiraju procedure. Rezultat je da svaki član tima koristi alat na svoj način, što dovodi do fragmentacije, izgubljenih informacija i frustracije.
U našim projektima, uz svaku implementaciju obvezno nudimo i definiranje procedura i sustava, jer bez jasnih procedura alat nikad neće donijeti puni potencijal.
Što su protokoli, i kako čuvaju sustav?
U idealnom svijetu, svi procesi i procedure bi uvijek funkcionalni savršeno. Ali znamo da stvarnost nije takva.
Zato postoje protokoli. Protokoli su pravila koja definiraju što raditi kada:
- Proces stane,
- Dogodi se greška,
- Klijent ima hitan zahtjev,
- Član tima ne može završiti zadatak na vrijeme.
Primjer protokola: Ako zadatak kasni više od 48 h, automatski se eskalira na voditelja projekta putem email predloška X.
Protokoli su ključni za otpornost poslovanja.
Oni omogućuju timu da reagira brzo, bez panike, i da zaštiti i klijente i reputaciju tvrtke.
U Proprium metodologiji, uvijek postavljamo minimalne protokole prije završetka bilo koje implementacije, jer sustav koji nema protokole nije sustav, nego sreća na koju ne možemo računati.
Zašto softver bez procesa, procedura i protokola često stvara više problema nego koristi?
Softver je po prirodi neutralan. Može ubrzati ono što već postoji, dobro ili loše. O odabiru softvera sam pisala u ovom članku: Kako odabrati i koristiti softver za upravljanje poslovanjem?
Ako imate nedefinirane procese i nepovezane timove, novi softver samo će:
- Ubrzati nesporazume,
- Povećati količinu izgubljenih informacija,
- Pojačati frustraciju među članovima tima,
- Povećati troškove uz slab povrat ulaganja.
S druge strane, kad poslovanje ima jasne procese, procedure i protokole, softver postaje snažan katalizator rasta, sve postaje brže, preglednije i skalabilnije.
To je i razlog zašto, kad nas pitaju što radimo mi objasnimo: Ne prodajemo softver. Prodajemo jasnoću, sustavnost i skalabilnost.
Softver je samo jedno od sredstava za postizanje toga.
Kako izgleda pravi put uvođenja sustava (ne samo softvera)?
- Mapiranje trenutačnog stanja: razumijevanje kako sada radite.
- Identificiranje ključnih procesa: što je najvažnije za svakodnevni rad i klijente.
- Definiranje procedura: kako će se svaki korak izvršavati.
- Postavljanje protokola: što radimo kad se procesi prekinu ili naiđu na prepreke.
- Odabir i prilagodba softvera: tek kad sustav postoji na papiru.
- Implementacija softvera: uz obvezno educiranje tima o procesima i procedurama.
- Praćenje i optimizacija: jer sustav nije “postavi i zaboravi” već živi organizam.
Svaka faza zahtijeva vrijeme, promišljanje i strpljenje. Ali rezultati su dugoročni: bolje iskustvo za vaše klijente, bolja interna suradnja, brže uvođenje novih članova tima, lakša skalabilnost poslovanja.
Zaključak: Softver je alat, ali sustav je ono što gradi vrijednost
U poslovanju, alat bez konteksta rijetko donosi rezultate koje želimo. Ulaganje u softver bez ulaganja u procese, procedure i protokole često dovodi do razočaranja, ili barem do nepotpunog iskorištavanja potencijala.
Organizacije koje razumiju ovu razliku, gradit će sustave koji rade za njih, umjesto da oni rade za sustav.
Ako želite imati poslovanje koje raste uz vas, a ne protiv vas, vrijeme je da počnete razmišljati šire od samog softvera.
Jer na kraju, softver je samo ekstenzija sustava koji ste stvorili. A pravi sustav gradi stabilnost, jasnoću i najvažnije, održivu budućnost poslovanja.
Ako osjećate da vam poslovni alati ne donose rezultate kakve ste željeli, možda nije problem u alatima, nego u temelju. O ovim temama puno pričam putem svog LinkedIna, povežimo se tamo za više konkretnih savjeta!
