Traži se odgovor na pitanje od milijun dolara, hahah. Šalu na stranu, ali smatram organizaciju vremena jednom od najvažnijih vještina koje svaka žena treba usavršiti kako bi bila što efikasnija u poslovanju. Posebnice ako je na dva (poslovna) fronta, plus privatni život.
Moj prvi šok je bio organizacija slobodnog vremena nakon iznenadnog otkaza. Nakon toga je uslijedila korona.
Nakon prvog vala svi su se počeli vraćati svojim organiziranim rasporedima. A ja..? Pa.. ja i dalje nisam znala gdje mi je glava, gdje mi je rep.
To ljeto 2020. sam počela gledati, slušati, čitati, pratiti biznis mentore i odvažila se upisati par biznis edukacija.. Na SVAKOJ edukaciji je bilo riječi o organizaciji vremena.
Kao organizatorici vjenčanja i proslava, dobra organizacija vremena i određivanje prioriteta je i sama srž posla. Obzirom na vrijeme korone i zabranu održavanja proslava, počela sam se baviti i financijama. Točnije, životnim osiguranjem i investicijskom štednjom.
Koliko god te dvije djelatnosti na prvu djelovale različito, srž jednog i drugog posla je – DOBRA ORGANIZACIJA.
Kod proslava je bitno organizirati i dobro posložiti timeline događanja. Imati dobru pripremu kako bi fešta završila „ko po špagi“. Dok se kod životnog osiguranja – zapravo radi ista stvar. Trebamo se organizirati i napraviti dobru pripremu, kako bi treću životnu dob odradili „ko po špagi“.
Obzirom na sve navedeno, da bi mogla sam organizacijski posao odrađivati kako treba, prvo treba organizirati vrijeme! Kad ću raditi jedno, a kad drugo?
Istraživanje
Prvi pokušaj organizacije vremena je bio – prijepodne organizacija, poslijepodne osiguranje. Ali nije mi odgovaralo.
Drugi pokušaj je bio – 3 dana u tjednu organizacija, 3 dana u tjednu osiguranje (onaj jedan dan koji je padao u subotu, najčešće bi bio najmanje produktivan). Ali ni to mi nije odgovaralo.
Ja volim (ili sam mislila da volim) imati zadanu putanju, ali ti fiksni dani i okviri su me ipak sputavali.
Testiranje
Nakon toga sam shvatila da nema smisla zadavati si fiksne termine, već ću svaki tjedan slagati prioritete i raspored, ovisno o vrsti i količini posla koju imam.
Ponekad je to tri dana osiguranja, jedan dan organizacije.. pa jedan dan „ništa“ jer obavljam privatne obaveze, a onda šesti dan oboje po malo.
Shvatila sam da je upravo ta fleksibilnost, sloboda i mogućnost organiziranja dana onako kako MENI paše – to čemu sam stalno i težila. Da vježbam kad meni odgovara, da idem u shopping kad je najmanji broj ljudi u dućanu, da krećem na more kad nije vikend, da spavam do 10 jer sam gledala film do 2, ali i da idem na sastanak u 21h.. ili jednostavno da se u podne nađem s frendicom na kavi.. a u 18h ću sjesti za komp i smišljati nove objave ili pisati ponudu.
Primjena metode
Metoda organizacije vremena koja se meni pokazala daleko najefikasnijom je „Semafor metoda“ Anite Kanđere i korištenje tablice „Hitno/bitno“. Zašto? Zato što NIJE SVE HITNO I NIJE SVE JEDNAKO VAŽNO! Koliko god to nama na prvu tako djelovalo-nije tako! Određivanje prioriteta i raspoređivanje obaveza u kalendar će vam uštedjeti hrpetinu živaca.
A tek kad vidite oogromnu to-do listu raspoređenu na 5 dana i shvatiti da to sve zapravo i nije tako strašno – daje neopisivo dobar osjećaj! 🙂
- Ključna stavka moje metode je – ništa nemoj pamtiti!!! Kad misliš da možeš zapamtiti sve, na kraju nećeš zapamtiti ništa. Piši, piši, piši.
- Ja jako volim Google Keep (bilješke na mobitelu) u koje zapisujem obaveze isti tren kad mi padnu na pamet. I nakon toga ih više ne moram pamtiti. Glava je „prazna“ i spremna za aktualne obaveze.
- Krajem tjedna sve obaveze ispisujem na papir, uzimam 3 markera različitih boja i označavam obaveze po važnosti.
- Roze su (stvarno) hitne i bitne. Žute trebam riješiti nadolazeći tjedan i imaju rok, ali nisu jako hitne. Dok su zelene one koje se trebaju odraditi, ali nemaju rok ili točan trenutak kad trebaju biti odrađene (tu se često nađe peglanje, hahahha). Na tom popisu se nalaze i privatne i poslovne obaveze.
- Zadnja faza je ubacivanje obaveza s To-do liste u Google kalendar. One rozo označene stavljam u prva dva dana, a ostale ovisno o roku. U Google kalendaru boje imaju drugačije značenje.. hitnost je definirana danima, a boje označavaju „vrstu“ obaveze.
- Privatne obaveze su roze (a kućanski poslovi žuti). Obaveze vezanu uz Feshtaonu i organizaciju proslava su zelene. Dok su obaveze vezane uz Škrabicu, tj. osiguranje i štednju označene plavom bojom.
- Na taj način su mi obaveze kategorizirane i odmah vidim koje područje života/djelatnosti je taj dan najzastupljenije.
- Kasnije po boji vidim na koju obavezu mi je „otpalo“ najviše vremena, što treba promijeniti, a što reorganizirati.
Mislim da je kod organizacije vremena najbitnije (ono što najmanje volimo) – ne držati se slijepo nečijih uputa i savjeta (kao ovih mojih), već svatko treba istražiti što njemu najbolje odgovara.
Nekome su to fiksni rokovi. Ja sam mislila da mi to odgovara, a onda shvatila da sam samo bila ljuta na sebe ako ne bi uspjela odraditi sve kako sam si „zacrtala“. Od kad smo poslala fleksibilnija i blaža prema sebi – nisam više toliko ljuta na sebe i u konačnici – više toga obavim tijekom dana. 🙂
Određivanje prioriteta i reći NE multitaskanju je ključno
Imajte na umu da ne možete biti fokusirani jednako svaki dan, cijeli dan, na 100 stvari. Odredite što je apsolutno najvažnije za napraviti u tom danu (dvije do pet obaveza), njih riješite prve, i ostale „laganini“. Svaka ta „bonus“ obaveza će vam donijeti olakšanje, a ne teret čim promijenite percepciju prema njoj.
U dane kad imam 3 sastanka za osiguranje – ne bavim se organizacijom. Na dan proslave – ne bavim se osiguranjem. Zaboravi na multitaskanje i život će ti biti ljepši. Trebalo mi je dugo dok sam to shvatila i prihvatila. Ali sad mi je super. 🙂
