barbara maheshwari

Vlasnica agencije za virtualne asistente Barbara Maheshwari: Pomažemo poduzetnicima brzo i jednostavno ih spojiti s idealnim virtualnim asistentom

by Vaše Priče
903 views


Ja sam Barbara Maheshwari, osnovala sam agenciju za virtualne asistente Remote Bob prije 3-4 godine. 
S jedne strane pomažemo poduzetnicima da ih brzo i jednostavno spojimo s idealnim virtualnim asistentom za njih, da im olakšamo proces delegiranja,  i da pratimo kvalitetu zadataka koje im asistent dostavlja.  S druge strane, educiramo virtualne asistente o alatima, zadacima i načinu razmišljanja koji će im omogućiti da ostvare uspješnu suradnju s poduzetnicima. 

Kad sam imala 17 godina pokrenula sam agenciju za organizaciju evenata i hostese, to sam radila u Dalmaciji par godina dok se nisam odselila u Zagreb na fakultet, pa sam otvorila mali restoran koji je neslavno propao nakon 3 mjeseca, pa se onda nisam mogla odlučiti s čim ću se baviti i isprobavala sam razne poslove od istraživanja tržišta, administracije, business developmenta, prodaje, bila sam i turistički vodič, i snjeguljica u agenciji za zabavljanje djece, na kraju sam se pronašla kao konzultant u Londonu. Pomagala sam blockchain startupima s poslovnom strategijom, restrukturirala bolnicu u Harley street i postavljala franšizu za pogrebno poduzeće.
Dok sam svakodnevno surađivala s uspješnim poduzetnicima na konzulting projektima, vidjela sam da postoji velika potreba za kvalitetnim virtualnim asistentima. 

Ovdje bilo tko može bookirati termin za online kavu sa mnom, ako ih zanima

Osim što vodim agenciju za virtualne asistente Remote Bob, organiziram i startup pitching i business networking evente u Zagrebu, za Američki brend Founders Live i radim na par konzalting projekata. 

Kako je izgledao početak tvog poduzetničkog puta?

Kada sam pokretala Remote Bob, otputovala sam u Indiju na kratko putovanje s jednim ruksakom. Imala sam jedne hlače, jednu majicu, i laptop. Krenuo je lockdown i ostala sam zaglavljena u Indiji 7 mjeseci. To mi je dozvolilo dovoljno vremena da se posvetim razvoju firme bez ikakvih dodatnih distrakcija.  U početku sam testirala nekoliko poslovnih modela, par mjeseci sam slala poruke na LinkedInu, mailove, posjećivala stotine online networking evenata, i napokon par mjeseci su se počeli vidjeti prvi pozitivni rezultati.

Virtualni asistenti postaju sve popularniji i u Hrvatskoj. Na koje sve načine virtualni asistenti mogu pomoći tvrtkama i obrtima?

Da, zaista. U Hrvatskoj prije 4 godine nitko nije znao što znači “virtualni asistent” a sada to postaje pravi trend. Poduzetnici su rijetki, snalažljivi, kreativni, iznimni ljudi, i dok stvaraju firmu često se sami nađu u situaciji da troše 10-15 sati tjedno na odgovaranje na mailove, popunjavanje formulara, pripremu ugovora, traženje dobavljača, pisanje blogova, bookiranje restorana ili prostora  za evente… A onda nemaju vremena da traže više klijenata, ili da održavaju govore na konferencijama, ili da se kvalitetno posvete financijskoj ili poslovnoj strategiji svoje firme. 
Virtualni asistenti su tu da preuzmu te sitne zadatke koje treba raditi svaki tjedan, i koji oduzimaju dragocjeno vrijeme poduzetnicima i guše njihovu kreativnost.

Zamislite koliko bi više mogli postići u jednom tjednu kada bi znali da se možete osloniti na još jednu osobu koja će se pobrinuti da su sve administrativne, važne stvari u vašoj firmi odrađene! Virtualni asistenti rade remote, ne morate im kupovati kompjuter, ni plaćati dodatno mjesto u uredu. Lako je dobiti jako kvalitetnog i pametnog asistenta, jer nismo ograničeni da angažiramo samo ljude koji žive u blizini našeg ureda. I radno vrijeme virtualnih asistenata je fleksibilno, dakle možemo angažirati nekoga i na 5 ili 20 sati tjedno, koliko god nam je pomoć potrebna. Nadalje, oni rade kao vanjski suradnici, pa se ne moramo brinuti oko kompliciranog zapošljavanja ljudi. 
Mi smo kroz zadnjih par godina intervjuirali preko 200 virtualnih asistenata, i znamo točno kako probrati one najbolje – koji imaju iskustvo, vještine osobnost koja je potrebna, i znaju koristiti prave alate.

Neki od naših klijenata angažiraju asistente da im pomognu s osobnim stvarima kao što je – naručivanje namirnica, traženje dadilje, planiranje putovanja, rezerviranje restorana, naručivanje poklona… Drugi koriste usluge virtualnih asistenata da im pomognu s administracijom – mailovima, pravljenjem ponuda, prezentacija, izradom ugovora i računa, organizacijom dokumenata.

A imamo i klijente koji delegiraju marketinške zadatke virtualnom asistentu, npr. modna dizajnerica u Londonu ima Remote Bob virtualnu asistenticu koja joj pomaže s pisanjem opisa za njene haljine, uređivanjem slika, slanjem newslettera za njenu modnu reviju, pisanjem blogova i pravljenjem sadržaja za društvene mreže. 
Naše usluge najviše koriste mali obrtnici koji su “one (wo)man show” i moraju raditi sve sami, a imamo puno i vlasnika marketinških agencija, agencija za  nekretnine, eCommerce shoppova itd. Ovo je naša web stranica ako želite pročitati više www.remotebob.co.uk

Tvoj tim često održava i treninge za virtualne asistente. Koje predispozicije bi trebala imati osoba koja želi biti virtualni asistent?

Svaki virtualni asistent mora biti organiziran i proaktivan. To su dvije osnovne stvari koje svaki klijent traži. Osim toga, asistent mora biti snalažljiv s alatima i imati “problem solving” mindset, da se ne preplaši kada ima neki novi izazov, nego da kaže – ja ću ovo nekako sigurno riješiti.  Naša edukacija traje 30 dana utorkom i četvrtkom od 18.30 do 21:30, i to je kombinacija predavanja, grupnih radionica, i prakse sa zadacima i situacijama, tako da svatko tko prođe edukaciju stvarno dobije praktično znanje i samopouzdanje koji su mu potrebni da radi na projektima kao virtualni asistent.  Ovo su datumi za nadolazeće edukacije 19 March – 18 April (English), 3rd September – 3rd October (Croatian), i 19th November – 19th December (English), a imamo i snimke edukacija koje 50-70% jeftinije, za one kojima paše da uče svojim tempom. 

Edukacija pokriva zadatke koje asistent treba znati, primjere učestalih situacija s klijentima, načinom razmišljanja, ponašanjem, i komunikacijom, te osnovne alate kao što su Asana, Slack, Clockify, Canva, Wix, i Quickbooks. Možete ovdje pročitati više detalja https://www.remotebob.co.uk/va-training

S kojim se izazovima u poslu najčešće suočavaš? Misliš li da je ženama teže u ovom poduzetničkom svijetu nego muškarcima?

U poduzetništvu ima puno izazova ali se uvijek radi o novim izazovima. Prvu godinu je bio izazov pronaći klijente, drugu godinu je bio izazov standardizirati kvalitetu rada, treću godinu mi je bio izazov s upravljanjem timom, sada mi je trenutno izazov to što nam dva klijenta nisu platila velike račune – jedan je umro, a drugoga tužimo na sudu. Tako da eto, stalno je dinamično, ali vjerujem da ćemo mi to sve brzo savladati. Ne mislim da je ženama teže u poslu, ja to nikada nisam primijetila. Kada dođem na neku konferenciju bude većina muškaraca, pa mislim da nas žene svi lakše zapamte. Nekada se dogodi da angažiram nove partnere, pa me oni pitaju kada ću ih spojiti s direktorom da potpišu ugovor, i onda se šokiraju kada kažem da je moja firma, ali meni je to baš simpatično i smiješno. 

Koje su ključne karakteristike koje smatraš važnima za uspjeh u poduzetništvu?

Upornost i otpornost – da imate snage da 1000 puta ne uspjeti u nečemu, ali da se onda ustanete, promijenite malo strategiju, i pokušate ponovno. I snaga da preuzmete odgovornost i donosite teške odluke. Produktivnost – da ne razmišljate o 100 ideja, i overthinkate, nego da jednostavno možete odraditi hrpu stvari 

Komunikacija – da možete mudro i asertivno komunicirati s potencijalnim klijentima, klijentima, i zaposlenicima 

Strast – Da ste entuzijastični i da istinski uživate u tome što radite, da bi to radili i besplatno ako nekada bude takvih perioda. I da možete motivirati i inspirirati druge ljude

Osnove financijskog upravljanja – Da u vašem businessu postoji i financijska računica, inače će to postati samo skupi hobi.

Koja je tvoja najdraža strategija za upravljanje vremenom i produktivnošću?

Česte pauze. Većinom radim od doma, i kada primijetim da nemam više koncentracije i da nisam zaključila ili napravila ništa korisno dižem se – pravim predah. I za 5 min se vraćam kao nova. Za razliku od većine drugih poduzetnika, ja stvarno spavam do kasno, i često počinjem raditi tek od 10. Zaključila sam da mi se isplati naspavati svaki dan jer svježa i odmorna odradim 3x više stvari.

Na svakom putu nailazimo na prepreke i neuspjeh, pa tako i u poduzetništvu. Kako si se nosila s neuspjesima i kako su te ti trenuci oblikovali?

Iz svakog neuspjeha sam nešto naučila. Ponekada sam naučila da trebamo naplaćivati svim klijentima unaprijed, u nekim situacijama sam naučila da je bolje otpustiti člana tima ako ne donosi rezultate, iako ti je jako drag, ponekada sam naučila kako bolje postavljati granice prema ljudima. Ono najveće je to što sam otkrila koliko sam snažna. Da sam prije 10 godina znala kakvi će nas svi izazovi čekati, mislila bi da nema šanse da ću ja to uspjeti savladati. A sada, nakon svih tih neuspjeha, mislim da nas apsolutno ništa ne može zaustaviti. 


Dobro je poznato da je poduzetnicama teško istinski odmarati. Kako se ti nosiš s time? Jesi li kad bila na rubu burnouta?

Doživjela sam pravi burn out. Mislila sam da se ne smije odmarati dok sav posao nije završen. Mislila sam da je odmor znak slabosti. Mislila sam da ne zaslužujem uzeti predah dok ne izgradim tvrtku koja vrijedi milijarde. Mislila sam da moj osobni život uopće nije važan, s obzirom na to koliko mi je moja firma bitna. Bila sam na online callovima s klijentima dok sam kupovala svoju vjenčanicu, radila sam 18 sati dnevno i budila se nekoliko puta po noći da pohađam sastanke u drugim vremenskim zonama. Udaljila sam se od sviju, nisam imala energije za ništa, na kraju nisam više fizički mogla pogledati u ekran jer mi se činilo da je svjetlo od ekrana kao laser, i zvukovi truba iz vani su mi se činili 20x glasniji.
Shvatila sam da ću stvarno imati ozbiljnih zdravstvenih problema ako ne napravim predah – od tada shvaćam da je odmor nužan da bi dobro funkcionirali.
Čak i najbolji mobitel mora napuniti baterije da bi mogao funkcionirati idući dan, ili tjedan. Isto tako i mi. Vikendom više ne radim ništa i ne razmišljam o poslu. A preko tjedna radim 7-8 sati dnevno i to je to, obećala sam sebi i svojim članovima obitelji da nikada više neću žrtvovati svoj osobni život i zdravlje zbog posla. Uspjeh i poslu nije vrijedan toga, ne isplati se.


Imaš li neko postignuće na koje si posebno ponosna?

Stvarno sam ponosna što sam pokrenula Remote Bob tako što sam uložila samo 100 eura i puno osobnog vremena, a do sada smo ostvarili preko 600 000 eura prihoda.  Osigurala sam posao i sebi i puno naših freleancera koji sada mogu raditi remotely od kud god žele, i u koje god doba dana im odgovara. Također, ponosna sam i što mi stotine naših klijenata stalno šalju dirljive mailove sa zahvalama da nikada ne bi mogli razvijati svoju firmu tako brzo bez naše pomoći, i da su im naši asistenti pomogli da pronađu više vremena da budu sa svojim bližnjima ili da se vrate nekom hobiju koji im je jako nedostajao. 

Imaš li kakve zanimljive planove za budućnost koje bi htjela podijeliti s nama?


U planu nam je razviti tehnološku platformu, pronaći investitore, i proširiti se u Španjolsku, Portugal i Emirate. 
Do nedavno nam je većina klijenata bila iz Engleske, uz par iznimki iz Njemačke, Norveške i Amerike. A sada smo krenuli surađivati i s brojnim poduzetnicima s Balkana. 

Gdje te mogu pronaći osobe zainteresirane za tvoje usluge?

Slobodno se javite na customers@remotebob.co.uk, ili na www.remotebob.co.uk

You may also like

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More