Neorganizirano radno mjesto utječe na našu produktivnost, osjećamo se nelagodno i raspršuje nam se fokus.
Da bi mogli organizirati svoje radno mjesto, pet je glavnih područja na koja se trebate usredotočiti a to su: arhiviranje i papirologija, dolazna pošta i bilješke, mape na računalu, kontakti i veze i sam radni prostor. Kako bi se mogli nositi sa tim velikim količinama informacija i komunikacija iz vanjskog svijeta, potrebno je razraditi logičan i pouzdan sistem izvan naših glava i uma.
1. Arhiviranje i papirologija
Događa li vam se da zbog užurbanog dana počinjete stvarati hrpe papira? Trenutno se ne stignete time baviti, pa stavite na stranu za kasnije. I tako jedan dokument, dva, pet… Lako je moguće da će vam promaknuti neki važan papir ili račun koji trebate platiti jer je zatrpan u hrpi.
David Allen u svojoj knjizi „Riješi to do kraja“ preporučuje izradu sistema.
Kada vam stigne neka pošta/dokument, odmah je pregledate i provjerite treba li se napraviti neka akcija za to.
- Ako ne treba, odlučite da li je za smeće, da li je to nešto što bi vam potencijalno bilo zanimljivo u budućnosti ili je to nekakva referenca uz postojeći projekt.
- Ako treba poduzeti akciju nad time, zapitajte se da li je to nešto za što vam treba manje od 2 minute?
- Ako treba manje od 2 minute – napravite to odmah, delegirajte ili zabilježite u kalendar da odradite u specifično vrijeme.
- Treba li duže od 2 minute tada to tretirate kao projekt i dodajete na listu projekata, definirate gdje i kako ćete pohranjivati projektne planove i materijale i obavezno definirate slijedeću akciju koju ćete poduzeti.
Da bi sve dokumente arhivirali, razradite sustav uredskog arhiviranja imajući u vidu gore navedene kategorije. Jasno označite i identificirajte sadržaj svakog pojedinog dokumenta.
Razmislite o kodiranju bojama, tako da vam je svaka mapa/fascikla u drugoj boji i da je jasno označena što se u njoj nalazi.
Možete koristiti mapu jedne boje za financijske dokumente, mapu druge boje za dokumente vezane uz ljudske potencijale, itd. To će vam uštedjeti mnogo vremena kada ćete trebati naći neki papir.
2. Pošta/dopisi
Već smo se u prethodnom segmentu dotakli nekih preporuka kako postupati sa dokumentacijom, a ovdje ćemo još malo to produbiti jer ovoga ima najviše u poslovnoj komunikaciji na dnevnoj bazi.
Ključno je da se njima bavimo dnevno i da definiramo vrijeme kada će to biti. Preporučeno je blokirati vrijeme u kalendaru jedanput ili dvaput dnevno kada ćemo se posvetiti poštanskom sandučiću. Ostalo vrijeme neka vam je zatvoren sandučić da se možete fokusirati na druge zadatke. Naravno ovo ne vrijedi za poslove koji su vezani uz korisničku podršku, gdje morate biti dostupni non-stop.
Kako odlučiti da li je nešto za baciti ili ne?
Zapitajte se: „ Što će se najgore dogoditi ako ovo bacim?“.
Ukoliko je odgovor „ništa“, tada bacite.
3. Mape na računalu
Ukoliko konstantno trošite vrijeme pretražujući mape na računalu, znači da je došlo vrijeme da svoje podatke drugačije organizirate, baš kao što bi organizirali vaš stol i vaše mape/fascikle.
Potrebno je napraviti slijedeće:
- Usvojite naviku redovitog čišćenja podataka na vašem disku. Ukoliko vam neka mapa ili softver više ne trebaju, potrebno ih je ukloniti sa računala. Na taj način ćete si osloboditi prostor za vaše važne podatke.
- Organizirajte vaše mape pažljivo. Jasno označite mape u koje pohranjujete dokumente. Pregledavajte te mape redovito kako bi osigurali da se tamo nalaze samo relevantni podaci. Ostale podatke arhivirajte ili brišite ako vam više neće trebati.
- Ukoliko imate više aplikacija koje koristite i koje zahtijevaju unos lozinke za ulaz, vodite listu lozinku u posebnoj aplikaciji koja se zove Password manager. To je alat u koji možete sve svoje lozinke sigurno pohraniti, tako da ih ne trebate sve pamtiti ili negdje zapisivati. Jedino je važno da zapamtite lozinku za ulaz u Password manager. Primjeri aplikacija su Keeper, NordPass, LastPass, 1Password, Panda Dome Password
- Podatke koje ne trebate, ali ih je potrebno čuvati, potrebno je snimiti na vanjski disk. Treba voditi računa da se taj vanjski disk pohrani na sigurno mjesto gdje je minimalan rizik od požara ili poplave.
4. Kontakti i konekcije
U poslovnom svijetu puno je kontakata sa drugima i potrebno je uspostaviti kvalitetan sustav upravljanja kontaktima.
- Ukoliko imate puno vizitki, skupite ih sve na jedno mjesto i pregledajte ima li duplih ili nekih koje vam nikada neće trebati. Te bacite. Preostale možete složiti u jedan mali fotoalbum radi bolje preglednosti. Pri tome ih slažite po abecedi radi još jednostavnijeg kasnijeg pronalaženja kontakta
Ukoliko niste tip od vizitki, vaše kontakte možete čuvati u elektronskom obliku, na vašem računalu.
Korištenjem računalnog sustava, lako ćete kontakte pretražiti po abecedi, geografski ili po kategoriji.
- Kakav god adresar imate, najvažnije je da ga držite ažurnim.
5. Radni prostor
Mnogi ljudi bore se organizacijom svog uredskog prostora i neredom na radnom stolu. Ne samo da neuredan radni stol narušava vaš profesionalni imidž, već i gubite dragocjeno vrijeme koje bi bolje mogli iskoristiti fokusirajući se na druga područja svog poslovanja.
Evo nekoliko tehnika koje će vam pomoći da dovedete u red vaš radni stol:
- Prije svega trebate donijeti odluku da ćete se pozabaviti neredom na stolu, jer ključ uspješne promjene je vrijeme i dosljednost. Ukoliko nemate vremena da napravite generalku odjednom, tada odredite vrijeme u danu kroz nekoliko dana kada ćete se time baviti sve dok posao ne bude gotov.
- Kada dođe vrijeme za organiziranje, pobrinite se da sve stvari koje će vam trebati budu pri ruci. To uključuje kantu za smeće, olovku, mape za arhiviranje, naljepnice ili bilo koji drugi organizacijski element na stolu koji vam je potreban.
- Počnite s potpunim čišćenjem prostora kojeg želite organizirati. Ako je to radna površina sa stola, uklonite sve sa njega i potom krenite sortirati svaki od skinutih predmeta
- Odmah kategorizirajte kamo trebaju ići papiri i spisi i tamo ih odložite
- Nakon što završite sa time, zakažite si vrijeme u kalendaru svaki dan kada ćete se posvetiti održavanju svog stoga urednim i čistim (npr. na kraju radnog vremena) kako bi to usvojili kao naviku.
Primjenite ove savjete, organizirajte vaše radno mjesto i unesite veću produktivnost u vaše radno okruženje.
