Virtualni asistenti moja su tajna: priča o uigranoj mašini za stvaranje sadržaja

by Višnja Željeznjak

“Fakat ne znam kako ti uspiješ tako konzistentno snimati toliko videa i kreirati toliko sadržaja.”

“Posvuda vidim vaše objave i od početka pratim vaš rad. Fakat ste napredovali i vidi se da puno radite.”

“Ja nemam toliko discipline kao ti, svaka ti čast što sve to uspijevaš.”

“Ja ne stignem toliko gledati koliko ti stigneš snimati.”

Ovo gore su parafraze tipičnih izjava koje čujem od prijatelja, rodbine i poslovnih kontakata kad komentiraju naš mali startup Eduza, platformu za poslovne edukacije. Većina tih ljudi ne gleda sve moje video sadržaje, ali nekako su svjesni da ih radim. Tu svijest kreirao je naš marketing.

Iz tih izjava pomislili biste da sam ja tipična startupovska hustlerica čelične discipline koji radi 16 sati dnevno, ide se svugdje naslikavati i upravlja velikim timom zaposlenika koji produciraju svu tu silinu sadržaja.

To sve radi… mikro part-time startup od dvoje ljudi

Istina je sasvim drukčija: suvlasnica sam mikro tvrtke od dvoje zaposlenih. Ujutro se bavimo konzaltingom za klijente, a popodne našim malim startupom. Osobno sam grozan prokrastinator koji pati od kroničnog nedostatka discipline, sumnje u sebe (ali samo neparnim danima!) i još sam k tome introvertirana osoba. Prezirem hustle kulturu i definitivno nisam radoholičar. Čak nisam ni izvrstan timski igrač, nego sam vuk samotnjak i perfekcionistkinja (na liječenju, molit ću lijepo!).

I svejedno, naš mali startup na van se doima kao puno veća mašina nego što doista jest:

  • Objavljujemo sadržaj na društvenim mrežama barem 2x dnevno,
  • Ja osobno snimam video podcast uživo barem 1x tjedno – ponekad i češće,
  • Objavljujemo cca 1 web blog post tjedno,
  • I upravo počinjem producirati premium sadržaj za naše premium korisnike.

Koja je moja tajna?

Moja ‘tajna’ zove se ‘virtualni asistenti’

Nema ‘tajne’ jer već mjesecima trubim na sva zvona da bez virtualnih asistenata ništa od te silne produkcije ne bi bilo moguće. Već sam u masu navrata hvalila Go2Human Hub i žene okupljene oko tog kolektiva virtualnih asistenata s kojim surađujem već duže vrijeme. Preporučujem ih svojim klijentima, kolegama i svima koji zanjurgaju kako ne stižu sve.

(Go2Human Hub sada organizira 1. konferenciju za virtualne asistente, očitog naziva Konferencija VIRTUALNI ASISTENT ili ne tako očite kratice ‘ko?VA! Vidimo se tamo.)

Želim da ovaj članak dopre do svih vas, prebukiranih vlasnica mikro i malih tvrtki, koje:

  • Znate zašto morate producirati sadržaj i što ćete dobiti od toga, ali ‘ne stižete’
  • Puni ste ideja, ali sumnjate u sebe da vi to doista sve možete realizirati
  • Niste lažno skromne i znate da imate kvalitetu za ponuditi svijetu, ali se bojite da će vas sitni zadačići ubiti u pojam!

Da li je potrebno izreći na glas? I ja sam nekad bila takva!

Ja radim samo one poslove koje nitko drugi ne može

Kao marketingašica u startup duetu u kojem je sa mnom još samo programer, moj posao je smisliti kako će moj startup doprijeti do kupaca koji naše umotvorine žele i mogu platiti.

To je, da se blago izrazim, krvav posao, ali se u njemu s užitkom valjam kao prase u blatu 🙂 Taj posao osobu s 20 godina iskustva u digitalnom marketingu uspijeva učiniti poniznom ama.baš.svakog.dana.

Osim što svakog mjeseca moram smisliti odakle će doći naša sljedeća plaća (koja proizlazi iz našeg jutarnjeg day joba za klijente), popodneva su mi bukirana u upravljanju ni više ni manje nego ovim odjelima startupa za koje sam ja zadužena:

  • Prodaja
  • Rad s developerom na razvoju našeg osnovnog proizvoda
  • Unaprjeđenje proizvoda (UX, UI, usability testiranja s korisnicima…)
  • Produkcija originalnog sadržaja koji promovira startup (video, blog postovi, social…)
  • Kreiranje mojih vlastitih radionica
  • Produkcija originalnog sadržaja koji promovira moje radionice
  • Dogovaranje partnerstava
  • Networking
  • Community building
  • Kreiranje potražnje i svijesti o brendu
  • Osobno pomaganje našim prvim kupcima koji su nam platili i dali povjerenje

Sve ovo gore ne mogu i ne želim outsourcati nikome. To je moj posao. On me ispunjuje i izlaže budućim korisnicima moje platforme koji su svi odreda fantastični ljudi s kakvima mi je čast biti okružena.

Zato sve ostalo outsourcam i uvijek gledam kako da outsourcam još više, kako da od sebe otpustim još više zadataka koji me opterećuju.

Virtualni asistenti rade sve što je moguće naučiti druge da rade umjesto mene

Virtualnim asistentima ne zadajem da mi traže kupce. Njima sam povjerila ponovljive, vrlo dobro dokumentirane i standardizirane zadatke.

Ti su zadaci još k tome i toliko predvidivi, da čak ne moram više niti zadatke zapisivati u project management alat. Cure znaju točno što treba raditi nakon što ja snimim video.

Zadaci se odrađuju rutinski.

Zadaci se odrađuju kao po špagi.

Radimo kao da smo dobro uigrana mašina za produkciju i promociju sadržaja. Što i jesmo.

Evo kako radimo.

Ja kreiram originale, virtualni asistenti prenamjenjuju

Ja snimim originalni video / live stream, a moje tri asistentice ga ‘operu u nekoliko voda’.

Tako od jednog videa nastane:

  • Bogat opis na Youtubeu s timestampovima za kompletan sadržaj (asistentice preslušavaju svaki moj video i kreiraju Youtube chaptere s počecima i završecima u minutama i sekundama)
  • Blog post za web s ugrađenim videom s Youtubea
  • Sličica s fora citatom
  • Kratki članak za objavu na trećem webu preko kojeg se promoviramo
  • Social post s linkom za objavu putem Linkedina, Facebooka i Instagrama.

Ja dovodim korisnike platforme, virtualne asistentice ih promoviraju

Kad se na našu platformu prijavi novi poslovni edukator s novom edukacijom, odmah zapisujem informaciju o tome u fantastičan automatizirani Notion Dashboard (koji BTW nisam napravila ja, nego asistentice). Virtualni asistenti odradit će sljedeće zadatke:

  • Napisati kratke tekstove za social, temeljem unaprijed gotovih tekstualnih predložaka koje asistenti predlažu, a ja odobrim
  • Kreirati promotivne sličice u Canvi za social (temeljem gotovih predložaka koje ponekad kreiram ja, ponekad asistenti)
  • Zakazati social postove u aplikaciji Postfity za automatizirano zakazivanje sadržaja (nisu ni virtualni asistenti ludi da sve rade ručno: kad postoje dobri alati, oni se koriste)

Putem Notion dashboarda na centralnom se mjestu bilježe nove aktivnosti naše platforme, a asistentice putem tog istog dashboarda komuniciraju svoje aktivnosti i meni, i jedna drugoj.

Dnevno trošim cca 15 minuta pregledavajući posao virtualnih asistenata

Gledam sad u svoj time log i tražim koliko vremena sam potrošila na pregledavanje onog što mi isporučuju virtualni asistenti:

  • 10. rujna: 9 minuta
  • 5. rujna: 9 minuta
  • 5. rujna: 24 minute
  • 31. kolovoza: 8 minuta
  • 29. kolovoza: 39 minuta

Ovo je tipično na razini uhodanosti koju smo postigli. Da imam zaposlenike u marketingu, njima bih outsourcala pregledavanje zadataka koje asistenti dostave.

Da li je uvijek sve savršeno? Nije, ali to su iznimke i brzo se poprave. Ne dramim oko sitnica koje se ne ponavljaju. Ne dramim ni oko ponavljajućih nedostataka, nego jednostavno ukažem na njih. Savršenstvo je na previsokom glasu: mikro tvrtkama je važnije objaviti nego polirati do savršenstva.

Virtualni asistenti u mnogome su fleksibilniji od mene

Starim. Ove ću godine napuniti 45 godina. Ideja da moram kreirati još jedan account negdje, na nekom webu ide mi na živce. Notion me oduševljava i bez beda sam prešla na njega, ali za gotovo sve ostalo, please get off my lawn. I to sve govorim unatoč činjenici da doista jesam power user za puno toga što ima veze s informacijskim tehnologijama.

Virtualni asistenti nikad se ne bune kad treba usvojiti nove alate. Oni će bez problema:

  • Prigrliti sve alate koje ja predložim
  • Savjetovati neke svoje alate koji automatiziraju rad
  • Eksperimentirati sa sasvim novim alatima koje zahtijeva posao.

Primjerice, trebalo je napraviti video intro / odbrojavanje s glazbenom podlogom za Eduza Show, moj video podcast uživo. Video odbrojavanje mi je izradila brend dizajnerica, ali falila je glazba! Ja stvarno nisam imala vremena odraditi ove zadatke:

  • Pronaći izvore royalty-free audio zvukova i špica,
  • Preslušati tko zna kolike desetke uzoraka da bi se odabralo njih 5 u uži izbor koji su u skladu s našim brendom,
  • U tim uzorcima, naći idealan početak i kraj u trajanju od 15 sekundi, koliko traje odbrojavanje.

Da li je odabrani jingle najbolji jingle u svemiru? Nije.

Da li sam ja mogla naći bolji, da sam išla sama tražiti? Vjerojatno.

Da li je doista jedan glupi jingle toliko bitan, da ga samo ja moram napraviti? Definitivno nije.

Da li sam zadovoljna s jinglom koji sam dobila? Itekako jesam! Volim ga čuti svaki put kad počinje moj video podcast, baš me energizira.

Ta me fleksibilnost virtualne asistencije oduševljava. Kad se meni nešto snilo, obično se i zbilo, zato jer:

  • Virtualni asistenti ne traže izgovore zašto nešto ne mogu.
  • Virtualni asistenti vole povremene nove izazove.
  • Virtualni asistenti postupaju ekonomično s vremenom koje naplaćuju.
  • Virtualni asistenti vole raditi poslove koje rade.
  • Ja volim posao koji ja radim.

Usuđujem se producirati zato jer znam da je podrška dostupna

Snimila sam 150+ epizoda video podcasta uživo.

Pojavio se format audio podcasta uživo na Linkedinu: ja sam skočila i na to.

Ako ćemo za koju godinu posao preseliti u virtualnu stvarnost, ja ću biti u prvim redovima.

Sve to moguće je zato jer sam dijelove svog posla otpustila od sebe, svjesna da drugi te zadatke neće napraviti na razini vrijednoj Nobelove nagrade za content marketing koju baš ja zaslužujem, i svejedno očekujući da mogu biti jako zadovoljna s onime što moji vanjski suradnici isporučuju.

(Ovo s Nobelovom nagradom je, ljudi, sarkazam. To iz mene progovara perfekcionistkinja na liječenju.)

“Fakat ne znam kako ti uspiješ tako konzistentno snimati toliko videa i kreirati toliko sadržaja.”

Neću reći ‘ako mogu ja, možete i vi’ jer je to glupost. Ne može svaka. Ni Prošla Ja iz 2019. ne bi ovo realno mogla. Ali može svaka ona koja nadiđe svoje interne gluposti i kojoj jednog dana dosadi slušati sve te izlizane interne monologe i izgovore: en ‘nemam vremena’, em ‘drugi ne mogu tako dobro kao ja’, em ‘lakše mi je samoj odraditi nego objašnjavati drugima’. Kad se nadiđete, produkcija sadržaja vaše firme doslovno će eksplodirati. Sretno!

You may also like

Leave a Comment

* By using this form you agree with the storage and handling of your data by this website.

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More